みなさん、こんにちは。サイボウズの舞台裏スタッフの石川です。

この記事は、昨年に続き、今年も開催した「人事本部ディスカッション大会」について、ご紹介します！今回は、本企画を中心で進めていた、HR Organization Design チームの大沼さんと福田さんへのインタビュー記事になります。ぜひお楽しみください。

大沼：一昨年までは、「イシューレイジングウィーク」という、普段の業務の中で、個人的にモヤモヤすることや、やった方が良いこと、重要なことだと思いつつ各チームの間に落ちてなかなか着手できていないものを拾い上げる活動で、期間を決めてみんなに話したい議題を登録してもらい、部内横断で議論していました。コロナもだいぶ落ち着いてきた2023年に、チーム内でイシューレイジングウィークの検討をする中で「対面でも議論したい」という話になり、昨年から年に１回全国から集まって議論するイベントとして、ディスカッション大会の開催を決めました。
議論することも大事ですが、HR Organization Designチームは、人事本部内の各チームをコネクト（繋げる）するも役割の一つなので、議論を通じてチームの枠を超えてお互いが繋がれる場にもできたらと思い、実施しています。
昨年実施してみて、参加したメンバーからも引き続き集まって議論する機会は持ちたいという意見が多かったことから、今年も実施することにしました。

大沼：昨年はディスカッションのコンテンツを詰め込み過ぎたせいか、アイスブレイクや相互理解の時間が全く取れていませんでした。せっかく全国各地からメンバーが集まる機会なので、普段は違う拠点で働くメンバー同士で仲を深める時間を求める声が多くありました。そこで今年は、午前の最初にアイスブレイクのワークをやったり、グループに分かれて救命講習（心臓マッサージ、AED）を実施したりと、ディスカッション以外の時間も設けるようにしました。
また、昨年実施したディスカッションでは、色々な粒度の議題を一度に扱っていたので、話した議題の中にはネクストアクションが設定しにくいものもあり、その後の業務に上手く繋げられなかったものがありました。その場で議論して終わりではなく、普段のチームの業務に持ち帰ってもらえるような議題で議論できるように、今年は少しディスカッションのやり方を変えました。
ただ今回も、内容が少し“堅い“ものが多くなってしまい、もう少しフランクに話せる議題を求める意見もあり、場の作り方は毎回難しさを感じます。

福田：私は「D&D（Dialogue &Discussion）」という、普段モヤモヤしているけど、なかなか言う機会がないものを議題として挙げてもらい、関心あるメンバー同士が集まって議論し、ネクストアクションを決めていくパートを担当しました。本当はメンバーが感じているモヤモヤの全てを拾いたいところでしたが、せっかく全国からみんなが集まる機会なので、人事本部として解決した方がよさそうなモヤモヤを中心に議論できたらと考えて、企画していました。

福田：個人的なモヤモヤとはいえ、今回は人事本部内で議論することで解決できそうなものを登録するように、とアナウンスしました。過去にやっていた「イシューレイジングウィーク」で議論されたテーマを例示として出し、議題登録者がどのようなモヤモヤを登録すれば良いのかイメージできるようにしました。

大沼：昨年は複数ある議題のうち、各自好きな議論に参加してくださいという形で実施したのですが、そうすると議論ごとに人数もばらつきが出て、本当だったら議論に参加してほしい人が別のテーマに参加しまうなど、上手く議論ができないことがわかりました。今回は事前にディスカッションテーマを決めた上で、テーマごとに特に参加してほしいメンバーを予め決めることで、昨年よりも話がしやすい状態を作れたと思います。

大沼：せっかく出張で時間もお金もかけて集まるのだから、できることは何でもしたいと思ってやっていました。「事前のアナウンスをもっとわかりやすくしてほしい」「議論中にモニターが使えると嬉しい」と準備中にいろんな意見が集まってきたので、要望に応えられるように準備していました。楽しんでもらえるように、この日だけのオリジナルの名札も準備しました。

福田：ディスカッションの議題を集めたり、当日の段取りをシミュレーションしながら関係者と事前調整をしましたが、大沼さんと違って全体像がちゃんと把握できておらず、もう少し上手にコミュニケーションできたかなと反省点もありました。

大沼：例えば育成系のテーマならあの人、といったイメージがなんとなくあるので、そういう各分野でイメージがつくメンバーに助言をもらい、決めていきました。また、最近HRBPチームが立ち上がったので、そういった新しいチームがどんな議論に参加するとよさそうかを考えて、調整していきました。

福田：サイボウズは組織の変更も多いですが、組織図を見ながら、各チームのリーダーに相談するようにしていました。

大沼：今回のイベントをきっかけに、各チームに相談できたことで、改めて私自身も人事本部内の理解の解像度が上がりました。これは運営側のメリットかもしれません。

大沼：自分自身は結構心配性な方なので、当日を迎えるまでは色々心配でしたが、当日は進行状況を見ながら「ちゃんと回っているかな‥」と思い、少し安心しました。メンバーは自律的に動ける人ばかりなので、細かいところまで目を配らなくても、臨機応変に対応してくれて、議論にも積極的に参加してくれたと思います。

福田：大沼さんの細かい気配りのお陰もあり、途中会場のマイクの音が出ないといった小さなトラブルもありましたが、イベント自体の進行を止めるようなことは起きなかったので良かったです。

大沼：今年は、特定の誰かに偏ることなく、いろんな方がファシリテーションをしてくださったとので、それが印象的でした。

福田：「他のチームに意見を聞いてみたいテーマ」について議論する際は、途中で別のテーマに移動することもOKとしていました。自分が議論のオーナーとして挙げていたテーマについても、沢山のメンバーから意見を聞くことができたので多角的な視点から議論が深められたのが良かったと思います。

大沼：アイスブレイクのワークは、チームワークサポートチーム（組織開発）、AEDはすこやかチーム（健康管理）に企画してもらいました。それぞれの専門チームと協力できたのもよかったです。AED講習というと少し緊張感があるものなので、落ち着いて良い雰囲気で実施できるようなアイスブレイクのワークを考えてもらうなど、上手く連携しながら進めることができたと思います。AED講習自体は、サイボウズは、普段出社していない人も多いので、人事メンバーがAEDの設置場所や使い方をちゃんと知っておくことで、何かあった時に対応できるようにと、すこやかチームからの提案で実施したプログラムです。実際、人事本部のメンバーで保健師の資格をお持ちの方に講師をしてもらいました！参加メンバーからの満足度も非常に高く、今のメンバーだからこそできたプログラムだったと感じています。

福田：私が担当していたものは、ディスカッション大会でもらった意見を参考にしながら、企画に落とし込んでブラッシュアップできていると思います。具体的にプロジェクトが動き出しますが、事前にメンバーから多様な意見をもらっておいて良かったと思います。

大沼：参加メンバーからのアンケートも集まってきましたが、やはりお互いを知る機会を求めているメンバーが多いことが窺えて、チームを超えてお互いが連携しやすい状態を作っていけると良いと思うので、今後も工夫しながらやっていきたいです。

大沼：今回はちょうど上期が終わって、７月から下期がスタートしたタイミングだったので、一人ひとりに上期の業務の振り返りをしてきてもらい、普段のチームとは違うメンバー同士で発表し合う時間もあったのですが、それが好評でした。他のチームのメンバーがどんなことをやっているのかを知る機会になったとの声が多かったです。

大沼：それぞれのチームが問題意識を持ってテーマを挙げてくれたものについては、各チームが持ち帰って継続的に検討してくれていると思います。ただ、メンバー個人のモヤモヤについては、今後取り組むべきものを一旦運営側で優先度を決めていこうと思っています。

福田：緊急度や本部全体への影響なども考えながら優先順位付けを行い、近々毎週行っている人事本部全体のミーティングで各テーマの進捗状況や結論づいたことの共有する時間も設けております。

大沼：新年のキックオフと、今回のように上期が終わったタイミングで、年２回くらいはリアルで集まれると良いなと思っています。ただ、何年かすると形骸化してしまうので、やり方はブラッシュアップしていく必要があると思います。そうやって集まって議論する場を作ることに加えて、普段からチーム横断で話せる状態を作ることも大事だと思っています。

大沼：年々チーム横断で対応しないといけない課題が増えていると思うので、まずは関係性を築き、議論できる土壌は意識して作り続けていく必要があると思います。人事本部がもっとワクワクしながら、進化できるような機会になれたらよいなと思っています。

福田：私はワークプレイスの企画・運用業務も担当していますが、普段は遠方にいるメンバーも含めてせっかく同じ空間にみんなで集まるので、リアルで集まる価値や充実感を実感できるような企画を考えていきたいです。

大沼：私の前職では、なかなかこうやって人事全体で集まる機会はなかったです。普段の業務を離れて議論する機会は、日々忙しく業務に追われる中でつい後回しにされがちですが、様々な発見もあり、普段の業務を見つめ直すきっかけにもなるので、挑戦してみるのも良いと思いました。