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Welcome to Cybozu!英語話者メンバー受け入れに挑戦するEnglish Onboardingチームの舞台裏!

こんにちは、サイボウズ人事本部English Onboardingチームです。

現在、私たちは4人のメンバーを中心に英語話者メンバーの入社前手続きや、入社後のオンボーディングプログラムの実施をしています。

今回は、サイボウズでの英語のオンボーディングプログラムについて詳しく紹介します。


English Onboardingの始まり

まず、英語でのオンボーディングを開始した背景についてです。

2022年、サイボウズにて新規事業に取り組む「New Business Division」という本部を新設しました。

当本部は、グローバルなマーケットでの事業展開を見据え、英語で業務を行うことを前提としたメンバーの採用を開始しました。そして、2022年から2024年にかけて十数名のメンバーが新たにサイボウズに入社しました。

メンバーの出身国はヨーロッパ、アジア、アメリカ、オセアニアと多岐にわたっています。

新メンバーの入社に合わせ、その受入れを担当するチームとしてEnglish Onboardingチームが発足しました。

当初から新メンバーが安心してサイボウズに入社し、活躍できるよう意識してオンボーディングプログラムを実施していましたが、エンプロイーエクスペリエンス(EX)向上や運営の高度化・効率化の視点から、これまで様々な改善を進めてきました。

それでは具体的な取り組みを3点紹介します。

取り組み① オンボーディングコンセプト・ジャーニーマップの策定

1つめの取り組みは、オンボーディングコンセプト・ジャーニーマップの策定です。コンセプトとは、「誰に」「何と言って欲しいか」を整理したフレームワークで、サイボウズでは誰にどんな価値を届けたいかを言語化し、明確にする際に使います。

設定したオンボーディングコンセプトはこちらです。

コンセプトを踏まえ、ジャーニーマップも策定しました。ジャーニーマップは、入社~入社6か月目の新メンバーの目指したい状態を言語化したものです。

時期ごとの理想の状態を明確にすることで、English Onboardingチームだけでなく、オンボーディングに関わる他のチームメンバー、受け入れ部門のメンバーなど、関係者の中で理想を共有できるようにしました。


取り組み② オンボーディングプログラムの整理・拡充

2つめの取り組みは、オンボーディングプログラムの整理・拡充です。

オンボーディングコンセプト・ジャーニーマップを元に、以下の2つの視点からコンテンツ拡充を進めました。

①日本語のキャリア入社者向けコンテンツの横展開
②英語話者オリジナルコンテンツの新規作成

①については、日本語のキャリア入社者向けコンテンツも、コンセプト達成のために整理しており、必要なコンテンツはある程度整えられた、というところまで来ていました。

そのため、日本語でのコンテンツから英語へ横展開出来るものをピックアップしたり、必要に応じて内容をカスタマイズしたりして、英語話者向けに展開をしています。

②については、英語話者の方向けに独自に必要なコンテンツについてのリストアップを行い、1つ1つのコンテンツの実施方法・内容等を整理しています。

現時点での英語オンボーディングコンテンツ一覧
(準備中も含む。変更可能性あり)

また、プログラムの拡充に伴い、社内のkintoneアプリやスペースなどを約25種類ほど英語化し、新メンバーの方がスムーズに必要なコンテンツを学べるよう整備しました。

先日はサイボウズの事業とカルチャーの理解を深め、全員が共通認識を持って業務に活かせることを目的にCybozu Culture and Business Trainingというリアルタイムの研修を実施しました。

主な内容は以下の通りです。

  • Part I: Business and Sales【事業・売上】

  • Part II: Business and Vision【事業・理念】

  • Part III: Organization and HR Systems【組織・人事制度】

アンケートでは次のような肯定的な意見を多くいただきました。

This was my first time receiving such rich and well-organized information on Cybozu's past, present, and future in the areas of Business Strategy and HR.(サイボウズの過去・現在・未来について、経営戦略や人事など、これほど豊富で整理された情報を得るのは初めてでした。)

Cybozu Culture & Business Training was incredibly helpful to me. I look forward to applying some of the things I learned from the training.
(Cybozu Culture and Business Trainingは、非常に役に立ちました。研修で学んだことを今後に活かしていきたいと思います。)

The transparency of Cybozu and its open culture definitely help employees understand the company's business and culture better.
(サイボウズの透明性とオープンなカルチャーが、社員が会社の事業とカルチャーを理解するのに非常に役立っています。)

Listening to the presentations, having sessions with stakeholders, and having the chance to ask questions directly to C-level managers and hear their answers was a great opportunity.
(プレゼンテーションを聞き、関係者とセッションを行い、経営幹部の方に直接質問し、その答えを聞く機会を得たことは、素晴らしい機会でした。)


取り組み③ エンプロイーエクスペリエンス(EX)改善施策の実施

3つめの取り組みは、新メンバーの方のエンプロイーエクスペリエンス(EX)改善という点からの施策です。主に次のような取り組みを進めました。

  • 入社前リローケーション・VISAサポート改善、入社前MTGの実施

  • 入社前アンケート実施(配慮してほしい事項等を事前に把握))

  • 対面での初日オリエンテーション・オフィスツアー

  • Language support研修(社内通訳翻訳チーム・翻訳ツール紹介等)、QAタイム

  • 2か月目入社後状況ヒアリング

  • 情報整備
    ① ポータルサイト作成:各種問い合わせ先の明記・気軽に問い合わせができるスペースを設置
    ② 情報集約のためのkintoneアプリの作成・展開:オンボーディング期に必要な情報を集約し情報をいつでも見つけやすく改善

まだまだ改善したい点も多くあるので、今後進めていこうと思います。

まとめ

サイボウズでのEnglish Onboardingの取り組みについてご紹介させていただきました。
今後も改善を続けていきたいので、他社の人事の皆さんとも情報共有できればと思います。お気軽にご連絡ください。

関連リンク: 
Global Recruitment

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