見出し画像

社内各所のバックオフィス業務を集約してサポート!アシスト部のご紹介

今回の記事では、人事本部 アシスト部の活動をご紹介します。

アシスト部は、「社内各部署の周辺業務を効率的に担当することで、各部署の主要業務の生産性向上をサポートする」をミッションに活動しています。

元々は、2016年にアシストチームとして誕生し、活動の幅が広がり部署になりました。障がいのあるメンバーも所属しており、様々なメンバーのスキルを活かしている部署でもあります。

まずは、アシスト部が日々遂行している業務のご紹介です。

■アシスト部の業務内容

●定型業務:複数の部署で発生する定型化可能な業務
・ セミナーなどの各種イベントのサポート(準備~事後フォロー)
・ 機材の梱包、発送
・ リストのダブルチェック、転記作業

●専門業務:専門的な知識を必要とする業務
・ RPAツールを使った業務の自動化
・ パワーポイント(資料)のデザイン調整、構成調整
・ kintoneアプリの作り込み

●単発業務:主管チームで工数の捻出が難しく、応援依頼が来る業務
・ 展示会などのイベントで必要な物品の梱包、発送
・ データの転記作業
など

続いて、特徴的な業務内容を詳しくご紹介します。

■イベントやセミナー開催のサポート

サイボウズではお客様などを招いてイベントやセミナーを開催する事が多いのですが、事前準備や当日にやることが多くて大変です。

例えば…
・参加者50名分の資料を印刷してノベルティとセットにしたい
・参加者に渡すネックストラップにはネームカードをセットしておきたい
・当日に会場設営するメンバーが確保できない
など

イベント開催時は運営メンバーだけでは人手が足りないということが起こりがちです。そんなとき、資料の印刷、ノベルティセットの作成、当日の設営・撤去作業やイベントから戻ってきた商品のカウント作業まで、幅広くサポートします。資料やノベルティを別会場に送りたいというケースなども対応しているので、イベントが多い時期は依頼が頻繁に舞い込みます。

猫の手も借りたい、その猫の手が私たちです。

■RPAロボットの開発と運用により定型業務を自動化

アシスト部では業務効率化のために、RPAツール(PC上で行う作業を自動化できるソフトウェアロボット)を導入しています。このRPAツールは「ロボくん」の愛称で親しまれており、様々な業務を自動化しています。毎月、毎日同じ手順で作業している業務は自動化できたらとても楽ですよね。アシスト部にはロボットの開発とメンテナンスの担当者がいるので、いつでも自動化相談を受けています。

おたすけROBO

実際に自動化をして業務効率があがった事例をご紹介します。

「お客様に定型文のメールを送付し、送付後にお客様情報を更新したい」というケース。

自動化前は毎日30分以上かけて2名体制で作業していました。メール作成や情報更新をロボくんが自動で作業するようになったあとの作業時間は内容チェックのみの10分程度に!さらに、作業者も1名に減らすことができました。
このようなロボくんの業務自動化は様々な部署からの要望が多く、定期的に依頼があります。

■総務やアシスト業務にこそデザイナーは必要です!

社内掲示物の作成、講演用資料のデザイン調整、オンラインシステムの使い勝手向上のための見た目調整…このようなことをするのもアシスト業務です。これらの業務を遂行するためにアシスト部にはデザインやユーザビリティの知識がある社員が所属しています。

□社内掲示物の作成

社内掲示物は、見てもらえなければまったく意味がありませんよね。よくありがちな、文字だらけの注意書き掲示物…身近にありませんか?
アシスト部では読んでもらえる、読む人の立場に寄った社内掲示物を作っています。少ない文字で、十分な情報量を提供し、読みやすい掲示物を社内の必要な場所に設置しています。

□講演用資料のデザイン調整

デザインスキルを活かして、講演資料のデザイン調整もしています。資料全体のデザイン統一、ユーザビリティ考慮した配色などの調整、文字だけの情報から図を起こす、などです。
また、全体構成が「わかりづらい」と感じた場合は、構成し直して依頼者に提案することもあります。講演の趣旨を理解したうえで伝わりやすい形に整えるため、依頼者には好評で私達のやりがいも大きいです。

デザイン調整前
デザイン調整後

□オンラインシステムの見た目調整

アシスト部や他部署が利用しているkintoneをはじめとしたオンラインシステムのデザインメンテナンスなどもしています。kintoneは自由度の高いツールですが、それゆえに画面をごちゃごちゃにしてしまうのも日常茶飯事です。前任から引き継いで新しい項目を追加したり、新しい注意書きを入れたり…工事が積み重なるといつの間にかとてもわかりづらいkintoneスペースやアプリが出来上がります。
そんな手のつけられなくなったアプリを再構築したり、部署からの相談でわかりやすい新しいものを作ったり。メンバーのやる気が出るメンテナンスの手伝いをしています。

左から右に大変身!

■オフィスの定期点検、時計のメンテナンスまで

会議室にある時計が止まっている!という困りごとはありませんか?そんな時もアシスト部員が現場に駆けつけて対応しています。アシスト部の業務には、毎日東京オフィスをぐるりと回り点検するというものがあり、日常的に点検が必要な箇所や、メンテナンスしてほしいものを対象に会議室をひとつひとつ回ってチェックしています。
先程の時計についてもメンテナンス項目のひとつなので、日々確認をしています。対応が得意なメンバーは敬意を込めてアシスト内で「時計職人」と呼んでいます。
毎日点検しているのに?と思われるかもしれませんが意外とメンテナンスすべき事があるんです。

電源タップが壊れていたり
電球がきれていたり

発生した問題に対応する際、特に安全面に関わることは速やかな動きが求められますが、アシスト部は情報共有から対応完了までがとてもスピーディです。他部署と連携対応するときも迅速に情報共有が行われます。

たとえば、電源タップが壊れていたときは、オフィス什器などを取りまとめている部署と迅速に連携して修理を手配しました。

アシスト部からオフィスを担当しているワークプレイスチームへ連絡
 連絡を受けたワークプレイスチームが修理業者に依頼

アシスト部と他部署がスムーズに連携が出来るのはkintoneを利用していることが大きな要因です。100を超える点検項目の確認、問題発生時の他部署への情報共有がひとつのkintoneアプリで完結できるのです。日々のメンテナンス業務はkintoneを使っているからこそ実現できているのかもしれません。

お客様やサイボウズメンバーが安全・快適に過ごせるオフィスを保つために、これからも私たちの点検は続きます。

安全で快適なオフィス 東京HUB 虹がかかっています
安全で快適なオフィス 東京HUB エントランス

さて、いかがでしたでしょうか?
そんなことまでやっているの!?と思うことまでやっているのがアシスト部です。
いわゆる「雑用」と呼ばれる業務も、アシスト部にとっては重要な業務であり、それを集約して効率よく遂行することで全社の業務効率を高めています。また、他の部署ではアシスト部に業務を依頼することを通じて、自部署の業務フローを見直す機会も得られているようです。これもまた、会社全体の業務効率を上げることにつながっているでしょう。

アシスト部は結成以来、様々な業務の効率化を実行してきましたが、まだまだ社内には多種多様な効率化のタネが埋まっています。個々の業務スキルをあげながら、また類まれなチームワーク力を活かしながら、サイボウズのさらなる生産性向上を目指して、アシスト部は今日も元気に活動しています。

みんなにも読んでほしいですか?

オススメした記事はフォロワーのタイムラインに表示されます!

Twitterの公式アカウントでも情報を発信中!是非フォローしてください♪